Før prosessen starter, må det være tydelig for deg, medlemmene og arbeidsgiver hvem du representerer i forhandlingene. Gjør avklaringene så tidlig som mulig.

• Skaff oversikt over hvilke Spir-medlemmer du er tillitsvalgt for. Denne oversikten kan du få av tilitsvalgtkoordinator eller Spirs sekretariat.  
• Informer medlemmene om at du skal representere dem i de lokale lønnsforhandlingene.
• Informer arbeidsgiver om at du representerer Spir.
• Ta kontakt med arbeidsgiver dersom du ikke er blitt koblet på prosessen, eller er usikker på når møtene skal gjennomføres.
• Kontakt tillitsvalgtkoordinatoren dersom representasjonen er uklar.

Andre former for representasjon

• Fellestillitsvalgt
• Områdetillitsvalgt
• Fullmakt til andre forbund

Les mer om disse andre ordningene i faktaboksen nederst på siden.

• Sett deg inn i lokal lønnspolitikk og lønnskriterier, dersom slike dokumenter finnes. Dersom du ikke har tilgang på slike dokumenter, bør du rette spørsmålet til arbeidsgiver.
• Se også på relevante strategiske mål, kompetanseplaner og andre lokale dokumenter.
• Les KAs rundskriv om årets lokale forhandlinger og de aktuelle bestemmelsene i hovedtariffavtalen, særlig vedlegg 4 om god forhandlingsskikk.
• Opprett kontakt med andre tillitsvalgte fra andre fagforeninger i virksomheten, det kan være nyttig.
• Merk deg hvem som er tillitsvalgtkoordinator og ressurspersoner i ditt stift.

Det lønnspolitiske drøftingsmøtet er en viktig del av forberedelsene. Arbeidsgiver skal ta initiativ til møtet. Dersom du ikke er innkalt eller ikke har hørt noe, tar du kontakt med arbeidsgiver.

I møtet drøfter partene rammene for forhandlingene. Pass på at dere også avklarer frister, hvordan krav skal sendes inn, når arbeidsgiver legger fram relevant statistikk og lønnsopplysninger, og hvordan resultatet skal formidles. 

Dette skal tas opp i drøftingsmøtet

I henhold til hovedtariffavtalens vedlegg 4 skal partene blant annet ta opp:

• erfaringer fra tidligere forhandlinger
• forhandlingsforløpet
• gjensidig informasjon om forhandlingsutvalgenes sammensetning
• hvem som omfattes av forhandlingene, herunder hvordan lønnsfastsettelsen for uorganiserte skal skje
• lokal lønnspolitikk og lokale kriterier – det skal tilstrebes enighet om kriteriene
• tydelighet i prioriteringer og begrunnelser
• hvilken statistikk og hvilke lønnsopplysninger arbeidsgiver skal legge fram
• rutiner for informasjon om forhandlingsresultatet

Slik kan dere planlegge framdriften

Fristene avtales lokalt mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte. Planen bør gi:

• medlemmene tilstrekkelig tid til å utforme og sende inn krav
• de tillitsvalgte tid til å gå gjennom, sammenstille og prioritere kravene
• arbeidsgiver og de tillitsvalgte tid til å forberede forhandlingene
• rom for en ny forhandlingsdag dersom partene ikke blir enige på den første

Forhandlingene må være avsluttet innen den sentralt fastsatte fristen. Legg derfor forhandlingsdagen i god tid før denne fristen.

Når rammene og fristene er avklart:

• Informer medlemmene om hvordan prosessen skal gjennomføres.
• Oppfordre medlemmene til å sende inn lønnskrav!
• Opplys om fristen for å sende krav til deg, og hvor kravene skal mottas.
• Del lokal lønnspolitikk og andre dokumenter som er relevante for medlemmene å kjenne til.
• Vis til ressursside for medlemmer på hjemmesiden vår:  
• Lokale forhandlinger i fellesråd og menigheter,
  • Henvis særlig til veiledning om hvordan skrive et godt lønnskrav.
  • Her finnes også forslag til kravskjema som kan benyttes, med mindre det er avtalt å bruke annet skjema lokalt.

• Registrer kravene som kommer inn, og kontroller at du har mottatt nødvendig informasjon.
• Sett deg godt inn i medlemmenes krav.
• Vurder kravene opp mot lokal lønnspolitikk og kriteriene som er drøftet lokalt.
• Se kravene i sammenheng med lønnsopplysningene og statistikken arbeidsgiver legger fram.
• Prioriter Spirs krav og forbered begrunnelsene som skal brukes i forhandlingene.
• Beregn kostnaden av kravene og lag en samlet oversikt til arbeidsgiver.

Trenger du å drøfte prioriteringene?

Drøft i forhandlingsutvalget dersom dere er flere som representerer Spirs medlemmer. Ta kontakt med tillitsvalgtkoordinator eller avtalte ressurspersoner lokalt/ regionalt dersom du trenger råd. Bruk sikre kanaler og del ikke flere personopplysninger enn det som er nødvendig.

• Følg innsendingsmåten og fristen som er avtalt i drøftingsmøtet.
• Send samlet krav og den dokumentasjonen partene har avtalt skal følge med.
• Ved innsending av kravene kan man gi en kort skriftlig argumentasjon for prioriteringene. Denne kan utdypes muntlig i forhandlingene. 
• Kontroller at kravene er sendt til riktig mottaker.
• Bruk en sikker løsning for oversendelsen. 

Slik sender du kravene sikkert

Krav og lønnsopplysninger inneholder personopplysninger og skal ikke sendes fra eller til private e-postadresser. Det beste er om man kan sende krypterte eposter. I det minste må det sendes til og fra epostadresser som man har via jobben. Man bør avklare på forberedende møte hvordan kravene sendes inn, slik at alle tillitsvalgte gjør det på samme måte. 

Der det er få medlemmer kan en enkel samlet oversikt være tilstrekkelig, enten i en e-post eller et Word-/ Exel-dokument. Dersom det er mange krav bør dette være i et regneark à Exel-dokument. Noen arbeidsgivere har et eget skjema dere skal bruke. 

• Møt forberedt til avtalt tidspunkt.
• Presenter og begrunn Spirs krav.
• Følg med på arbeidsgivers tilbud og hvordan den samlede potten disponeres.
• Delta i forhandlingsmøtene, vær profesjonell og konstruktiv. 
• Be om pause dersom du trenger tid til å vurdere et tilbud før du svarer.
• Kontroller resultatet og forhandlingsprotokollen nøye før du signerer.

Før protokollen signeres, skal partene ha oversikt over hvordan den samlede potten er brukt.

Kan flere fra Spir delta?

Det kan være nyttig å være flere i forhandlingsutvalget når Spir har mange medlemmer. Hvor mange som kan delta, og hvordan forhandlingsutvalget skal settes sammen, må avklares med arbeidsgiver i drøftingsmøtet.

Dersom bare én representant fra Spir kan delta i selve forhandlingene, kan flere likevel bidra i forberedelsene.

• Send signert protokoll til tillitsvalgtkoordinatoren i ditt stift.
• Avklar senest i siste forhandlingsmøte hvem som skal informere de ansatte om resultatet. Ideelt sett bør dette være arbeidsgiver. 
• Informer medlemmene om at forhandlingene er avsluttet, og hvordan de får beskjed om selve resultatet.
• Svar på spørsmål du kan besvare, men ikke del fortrolige opplysninger fra forhandlingene (se eget felt nederst).
• Avtal tidspunkt for evaluering av prosessen med arbeidsgiver og de øvrige tillitsvalgte.
• Meld fra til tillitsvalgtkoordinatoren om forhold Spir bør følge opp videre.

Alt som skjer i forbindelse med forhandlingene er konfidensiell informasjon. Informasjon dere får i forbindelse med forhandlingene kan dere dele med ressurspersonene i ditt stift og med sekretariatet i Spir. Alt skriftlig materiale dere får i forbindelse med forhandlingene, som krav og lønnsopplysninger skal ikke brukes til andre formål, og må slettes etter at forhandlingene er fullført.

Informasjon dere har fått i løpet av forhandlingene kan heller ikke brukes utover forhandlingene, eksempelvis til å bruke informasjon om hvem som er uorganiserte til å verve ansatte.